rechnungsmail.de ist ein Standard zur elektronischen Übermittlung der wichtigsten Daten einer Rechnung wie z.B. Rechnungsbetrag, Rechnungsdatum oder Kundennummer in E-Mail-Rechnungen. Dabei werden die Daten in der Form 'Feldname: Wert' im Textkörper der Mail übermittelt.
Immer mehr Rechnungen werden per Mail versendet. Um die Erfassung der Rechnungen beim Rechnungsempfänger zu erleichtern, wurde der Standard rechnungsmail.de entwickelt.
Alle Rechnungen müssen bestimmte Daten enthalten, wie z.B. den Rechnungsbetrag oder das Rechnungsdatum. Da jeder Rechnungsaussteller seine Rechnung individuell gestaltet, können diese Daten jedoch nicht von einem Programm erkannt, sondern müssen manuell erfasst werden. So verwendet ein Lieferant als Begriff für den Rechnungsbetrag vielleicht 'Endbetrag brutto:', während ein anderer Lieferant 'Zu zahlender Betrag' in seiner Rechnung benutzt.
Zur Lösung dieses Problems definiert rechnungsmail.de einen Satz von Feldern in der Form 'Feldname: Wert', die einfach zusätzlich in den Mailtext eingefügt werden (z.B. unterhalb der Signatur). Da diese Felder standardisiert sind, ermöglicht dies eine (halb-)automatische Weiterverarbeitung der Rechnung beim Rechnungsempfänger. Dabei ist es unerheblich, ob die eigentliche Rechnung als (PDF-)Anhang mit gesendet wird oder ob der Mailtext selbst schon die Rechnung darstellt.
Das folgende Anschreiben ist ein Beispiel für eine Mail nach dem Standard rechnungsmail.de:
Sehr geehrte Frau Mustermann, anbei erhalten Sie Rechnung-Nr. 4711 vom 20.11.2077. Die Rechnung ist im PDF-Format erstellt worden. Sollten Sie Fragen oder Probleme haben, stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung. -- Mit freundlichen Grüßen, Max Müller Rechnungsdaten nach rechnungsmail.de: Rechnungsnummer: 4711 Rechnungsdatum: 20.11.2077 Kundennummer: 123456 Rechnungsbetrag: 119,00 EUR
Um eine standardkonforme Rechnungsmail zu erstellen, ist keine besondere Software erforderlich. Mit praktisch allen Programmen für den Rechnungsversand per Mail ist es möglich, den Mailtext individuell zu gestalten und über variable Felder die erforderlichen Daten in den Mailtext einzufügen.
Um eine standardkonforme Rechnungsmail in der Rechnungsprüfung oder der Buchhaltung verarbeiten zu können, ist eine Software erforderlich, welche den Standard rechnungsmail.de unterstützt.
Eine Rechnungsmail gemäß dem Standard rechnungsmail.de muss die folgenden Regeln einhalten:
1. Der Text 'rechnungsmail.de' muss im Inhalt der Mail (Mailbody) mindestens einmal vorkommen. Durch das Vorhandensein des Textes 'rechnungsmail.de' erkennt das Auswertungsprogramm, dass sich die Mail nach dem Standard rechnungsmail.de richtet.
2. Die Daten werden als Feld-Wert-Paare in der Form 'Feldname: Wert' im Inhalt der Mail (Mailbody) übermittelt. Der Feldname muss am Anfang einer Zeile stehen. Direkt nach dem Feldnamen muss ein Doppelpunkt folgen. Nach dem Doppelpunkt können beliebig viele Leerzeichen folgen, danach folgt der Wert. Der Wert muss mit einem Zeilenvorschub abgeschlossen sein.
3. Bei Beträgen dürfen nur die Ziffern 0-9, ein Komma als Dezimaltrennzeichen sowie optional ein vorangestelltes Minuszeichen enthalten sein. Nach einem Betrag muss durch ein einzelnes Leerzeichen getrennt der dreistellige Währungscode nach ISO 4217 folgen.
4. Ein Datum muss in der Form TT.MM.YYYY oder YYYY-MM-TT angegeben werden.
5. Die möglichen Felder sind in der folgenden Tabelle aufgelistet:
Feld | Beschreibung | Beispiel |
---|---|---|
Rechnungsnummer | Nummer der Rechnung | Rechnungsnummer: 4711 |
Rechnungsdatum | Datum der Rechnung | Rechnungsdatum: 20.11.2077 |
Rechnungsbetrag | Brutto-Rechnungsbetrag | Rechnungsbetrag: 119,00 EUR |
Kundennummer | Nummer des Kunden beim Rechnungsaussteller | Kundennummer: 123456 |
Nettobetrag X% | Nettobetrag mit Umsatzsteuersatz | Nettobetrag 19%: 100,00 EUR |
Umsatzsteuer X% | Umsatzsteuer mit Umsatzsteuersatz | Umsatzsteuer 19%: 19,00 EUR |
Absender-Name | Firmenname des Rechnungsausstellers | Absender-Name: Max Müller GbR |
Ihre Auftragsnummer | Nummer des Auftrags beim Kunden | Ihre Auftragsnummer: 4500006789 |
Vertragsnummer | Nummer des Vertrags beim Rechnungsaussteller | Vertragsnummer: V-4711 |
Die Felder Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Rechnungsbetrag müssen immer angegeben werden. Alle anderen Felder sind optionale Felder. Die Reihenfolge der Felder spielt keine Rolle.
Bei HTML-Mails bietet es sich an, die Felder in einem Kommentar unterzubringen.
Die übermittelte Kundennummer kann vom Rechnungsempfänger geprüft werden, d.h. mit der im Lieferantenstamm gespeicherten Kundennummer verglichen werden. So wird auf einfache Weise sicher gestellt, dass die Rechnung wirklich vom richtigen Lieferanten stammt. Die Kundennummer dient sozusagen als 'Kennwort' des Lieferanten beim Kunden.
rechnungsmail.de wurde entwickelt, weil es keinen für Kleinunternehmen geeigneten Standard zur Übermittlung von Rechnungsdaten gab. Existierende Standards wie EDIFACT, openTrans oder UN/CEFACT CII zielen alle darauf ab, bildhafte Rechnungen komplett durch ein maschinenlesbares Format zu ersetzen und sind deshalb entsprechend komplex.
Der Verzicht auf bildhafte Rechnungen wie z.B. PDF-Dateien ist jedoch in vielen Fällen nicht praktikabel. Gründe für den Beibehalt der bildhaften Rechnung sind das Bedürfnis der Menschen die Rechnungen in gewohnter Form 'sehen' zu können sowie die hohe Individualität von Rechnungen. Hinzu kommt, dass Rechnungen vom Rechnungsempfänger meist gar nicht komplett erfasst werden, sondern lediglich die wichtigsten Daten wie Rechnungsbetrag, Rechnungsdatum und die Lieferantennummer in die Buchhaltung einfließen.
rechnungsmail.de soll insbesondere den Bedürfnissen von kleinen und mittleren Unternehmen gerecht werden. Der einfache Standard beschränkt sich mit Absicht auf die wichtigsten Felder und ermöglicht trotzdem eine automatische Weiterverarbeitung von Rechnungen ohne dass auf die die gewohnte bildhafte Rechnung verzichtet werden muss.
Den Standard rechnungsmail.de gibt es seit 2010 und wird aktuell betreut von Bastian Wetzel, Mitarbeiter der Collmex GmbH. Bei Fragen oder Anregungen zum Standard wenden Sie sich bitte an info(at)rechnungsmail.de.